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Consejos para organizar asambleas de propietarios

asambleas de propietarios

De acuerdo con la ley, para realizar una asamblea de propietarios es necesario que asista más del 50% de los mismos. En caso de que esto no se cumpla, deberás cancelarla y dejarla para otro día. Ahora bien, ¿cómo organizar una asamblea con el fin de que asistan todas las personas posibles? En los siguientes párrafos te explicaremos lo que debes saber al respecto.

Consejos para organizar asambleas de propietarios

Sigue leyendo para conocer la manera correcta de realizar una asamblea de propietarios eficaz y con poco esfuerzo:

Decreta las bases para la asamblea

Según las leyes, cada asamblea general debe realizarse en una fecha predeterminada por el reglamento de la «propiedad horizontal». En caso de que no haya un día y una hora concreta, la asamblea debe realizarse en los primeros 90 días luego del «vencimiento del periodo fiscal». Ahora tu objetivo es revisar la fecha definida en el manual o definir una dentro del plazo que señala la ley.

Realiza la convocatoria 2 semanas antes

Recuerda que necesitas hacer una «convocatoria a la asamblea», la cual debe realizarse por el mismo «administrador de la propiedad». Es vital que se lleve a cabo 15 días antes de que se realice la asamblea misma.

Aquí tienes que informar a todas las personas involucradas, brindándoles recomendaciones generales, como, por ejemplo, la fecha, la hora, y el sitio donde se llevará a cabo. Asimismo, indica cuál es la penalidad que conlleva no asistir al evento.

Por otro lado, en la «organización de la asamblea de co-propietarios» debe haber una agenda del día con los temas que los propietarios van a revisar y discutir.

Organiza la logística del evento

Según el tamaño de la propiedad es importante calcular los costos de alquiler de las sillas, las carpas, y el equipo de sonido con micrófono —en caso de que no los tengas—. Si vas a realizar una asamblea virtual, un modelo popular después de la pandemia por el Covid-19, es importante que los involucrados tengan una excelente conexión a Internet y que se garantice la participación de los asistentes.

4 tips para mejorar tu asamblea de copropietarios

Ahora te enlistaremos 5 consejos con el fin de optimizar tu reunión y que ahorres tiempo durante su realización:

  1. Define un objetivo. Si bien es obligatorio realizar una asamblea de copropietarios, debes saber que establecer un objetivo para la reunión es importante, ya que te permite establecer los puntos que se tocarán en la misma. No solo evita tiempo, sino mal entendidos.
  2. Discute temas triviales antes de la reunión. «No luches batallas que no son tu guerra», en explores las ramas del árbol en lugar de tratar el tema principal. Para ello envía un formato donde los propietarios puedan sugerir los temas que se traten en la reunión. Puedes hacerlo por correo electrónico o imprimiéndolo y dándoselo a cada uno.
  3. Envía la agenda a los copropietarios. Una vez definido el tema de la asamblea, la fecha, y otros asuntos similares, debes hacerlo llegar a los asistentes. ¿Por qué motivo? Todos sabrán con antelación cuáles son los asuntos que se discutirán, los tiempos de intervención, y las reglas de evento. En caso de duda, bríndales un número o un correo para que escriban.
  4. Cede el «formato de poder» a un tercero. En caso de que las personas falten —o tú mismo no puedas asistir— necesitas dejar claro que existen penalizaciones y multas. Llegado a este punto, debes enviar un «formato de poder» a algún tercero con anterioridad para evitar problemas.

¿Qué es una asamblea general?

Antes de elaborar una buena asamblea es importante conocer cuáles son los puntos que le integra. Recuerda que tiene muchos nombres, «asamblea de propietarios» y «asamblea general» son los más populares. En cualquier caso, son eventos de revisión y planeación que deben efectuarse al menos una vez cada 12 meses para las «propiedades horizontales». Estas puedes ser:

  • Un conjunto residencial
  • Un edifico de apartamentos residenciales
  • Un edificio de condominio comerciales
  • Un edificio cualquiera

Las asambleas se realizan para revisar diversos puntos que pueden afectar a los propietarios y habitantes del lugar —bien sea positiva o negativamente—. Por eso se discute. Abarcan temas como la aprobación de balances, el presupuesto anual, las deudas, los gastos, y los eventos que se programaran en el futuro.

También es un buen momento para aclarar la forma de garantizar el cumplimiento de las normas. Es decir, pueden formular «multas» o «sanciones» a las personas que incumplan sus deberes como habitantes.

Ley 675 de 2001: ¿qué es y por qué es importante?

Esta norma se formuló con la intención de «garantizar la seguridad y la sana convivencia mediante normas que estimulan un ambiente y un trato solidario y pacífico». También se conoce como la «Ley de Propiedad Horizontal», la cual está encargada de regular las propiedades que tiene por característica subsistir con «derechos de propiedad exclusiva» o «derecho de co-propiedad».

De tal manera, se enfoca en regular las propiedades exclusivas, como, por ejemplo, apartamentos. Pero no se limita a éstos, sino que tienen derechos sobre las co-propiedades, que son los jardines, la recepción, el salón comunal, entre otras. La Ley 675 de 2001 establece que 3 órganos deben integrar una propiedad horizontal. Si es demasiado grande, deben adicionar un cuarto, que se encargue de revisar las necesidades fiscales y de manejar los recursos financieros. Al final, los más importante son:

  • El administrador
  • El consejo de administración
  • El comité de convivencia
  • El gestor financiero —opcional—

¿Cuántas asambleas se debe realizar por año?

La Ley de Propiedades Horizontales indica que es obligatorio realizar una asamblea por año. Nada más. Sin embargo, por motivos ajenos a ésta, se puede realizar más de una convocaría en 12 meses. No existe un límite máximo para ello. Incluso puedes solicitar reunirte con los propietarios todos los meses. Pero debes tener en cuenta lo que opinan los residentes: realizar demasiadas asambleas va a reducir la paciencia de muchos. En especial cuando no se habla del tema principal.

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