Un contrato se define como un acuerdo de voluntades para constituir, extinguir, modificar o transmitir derechos u obligaciones que, jurídicamente puedan ser objeto de dichos contratos o convenimientos.
Para que exista un contrato válido debe existir un acuerdo de voluntades libres, un objeto de contrato, es decir la cosa sobre la cual recae el acuerdo de voluntades y ser licito. Con esas condiciones, los contratos pueden ser verbales y por escrito.
Cuando hablamos de administración de inmuebles, hablamos de la gestión, tramitación, establecimiento de reglas de gerencia en torno al inmueble. En particular nos estamos refiriendo al arriendo de un inmueble. Por ser contratos de tanta amplitud, los mismos deben ser por escritos y bien detallados.
Cuando nos referimos a inmueble en este artículo, nos estamos refiriendo a los bienes inamovibles, adheridos al suelo, constituidos por terrenos, construcciones, edificios o casas, principalmente.
Para la administración de este tipo de inmuebles hoy en día es muy común y beneficioso utilizar los llamados servicios de administración de inmuebles.
Ahora bien, a los fines de garantizar a ambas partes, contratantes y administradores de inmuebles, el cabal cumplimiento de las obligaciones y los deberes vinculados con la administración de los inmuebles, lo pertinente es la realización de un contrato de administración detallado. Esto a los fines de evitar conflictos y llevar a buen término la administración.
Contenido de un contrato de administración de inmueble
Las partes del contrato: Nos referimos a que lo primero que se debe establecer en un contrato es la identificación clara de las partes en el mismo. Con identificación de nombres, apellidos, razón social de ser el caso, documentos de identificación y domicilio.
Se señala si la administradora es una persona natural o jurídica, además, se suele indicar con claridad que la administradora actúa por cuenta y en representación del propietario. Se señala el registro correspondiente en la Cámara de Comercio del ser el caso.
El objeto del contrato: Si bien es cierto que en términos generales se trata de un contrato de administración, se debe determinar las facultades que se otorgan a la administradora. En este aspecto se debe dejar claro que se le otorga la facultad para arrendar el inmueble, que no puede venderlo, traspasarlo o cualquier otra gestión que implique la transferencia de propiedad.
Se debe especificar si el inmueble a ser administrado lo recibe la administradora para que ella lo arriende directamente y si incluye la faculta para la elección del arrendatario. En cuanto a la elección del arrendatario, se debe especificar que ha de estudiar su perfil y las condiciones socioeconómicas de éste.
También lo puede recibir para que cobre los cánones de arrendamiento o para que vigile su mantenimiento, estas gestiones deben quedar claramente establecidas.
Identificación del inmueble: Debe quedar claramente identificado el inmueble que ha de ser administrado. Su dirección o ubicación, sus linderos, de qué consta, sus dimensiones. Se indica si se trata de un apartamento, casa para habitación, local comercial o terreno.
Se señala el uso para el cual está destinado el inmueble, así como las condiciones de ese uso. Se indica la ficha catastral, la matricula y el avalúo catastral.
Además, se debe indicar la titularidad de quien lo da para su administración y los datos del registro que le corresponden.
Pago o costo de administración: Como obligación por parte del contratante o propietario del inmueble, se debe señalar el monto en letras y números de la cantidad a pagar por la administración del inmueble.
Así como también se debe indicar la periodicidad en que deben hacerse los pagos, el método de pago, si es en efectivo, por transferencias, entre otros. De igual forma se debe indicar el lugar del pago y la forma en que se dejará constancia de haberse efectuado dicho pago.
Ha de indicarse los montos de impuestos y tasas que se cobran por la administración pública, para los trámites de que se trate el contrato de administración del inmueble.
Puede estipularse la obligación por parte de la administradora de rendir cuentas por escrito y las veces que deba hacerlo.
Cánones de arrendamiento: Al igual que con el apartado anterior, se debe dejar claro el monto de los cánones de arrendamiento que se estipulan por el arrendamiento del inmueble. La periodicidad y momento del pago, la forma de pago y la forma en que se deja constancia de haberse efectuado el mismo.
Clausula Penal: En atención a las facultades que le son conferidas a la administradora, las cuales pueden ser desde elegir al arrendatario, mantener el inmueble en buen estado de uso, cobrar los cánones de arrendamiento, entre otros, se suele estipular una cláusula penal para el caso de incumplimiento.
Por lo general, esta cláusula señala un monto dinerario como contraprestación en caso de incumplimiento.
Por convenimiento entre las partes, se puede estipular en el contrato que, en caso de no cumplimiento del pago del canon de arrendamiento, la administradora cubre ese pago. En estos casos se debe señalar la probable causa del no pago, la cantidad de cánones a cubrir y si son consecutivos o no.
Duración: Se deja claro en el texto del contrato de arrendamiento y el de administración, la duración de los mismos, si existe la posibilidad de que sean prorrogados, la forma en que pueden ser prorrogados. Pueden ser prorrogado por el transcurso del tiempo de duración sin que se haya notificado la finalización del contrato por escrito, por ejemplo.
También se indican las causas de terminación unilateral del contrato de administración, bien sea por parte del propietario del inmueble, como por parte de la administradora del mismo.
En cuanto al contrato de arrendamiento contenido en el contrato de administración, se debe dejar claro si la administradora tiene la facultad de solicitar la terminación del contrato de arrendamiento. Si tiene la facultad de solicitar la desocupación del inmueble, así como si tiene la facultad para acudir a la vía administrativa o judicial de ser necesario.
Fecha y término: Se debe indicar la fecha en que se celebró el contrato, así como el lapso o tiempo para su cumplimiento.
Lugar y firmas del contrato: Además de la fecha ha de indicarse el lugar de celebración del contrato de administración y ser suscrito con las firmas de las partes contratantes.
Notariado: El contrato de administración de inmueble es un contrato de carácter privado, que no versa sobre la propiedad del inmueble, por lo que no requiere ser registrado. No obstante, por las facultades que se están confiriendo en el mismo, el contrato de administración de inmueble debe ser notariado.
